Dasar dasar power point

Pengertian Microsoft Power Point 2007

Micorosoft PowerPoint 2007 adalah program aplikasi untuk membuat pre-sentasi secara elektronik yang handal. Presentasi PowerPoint dapat terdiri dari teks, grafik, objek gambar, clipart, movie, suara, dan objek yang dibuat program lain. Program ini pun dapat dicetak secara langsung menggunakan kertas atau dengan menggunakan transparansi untuk kebutuhan presentasi melalui Overhead, serta dapat dicetak untuk ukuran slide film. Apabila dibutuhkan, dapat dibagikan kepada audiens sebagai bahan pendukung dalam presentasi, maka kita dapat mencetaknya seperti notes, handout, dan outline. Kita juga dapat menampilkan presentasi secara online baik melalui internet maupun intranet

Tampilan Ms. PowerPoint 2007 mengalami perubahan yang cukup signifikan dibandingkan versi sebelumnya. Pada dasarnya semua tools yang ada pada Ms. PowerPoint 2007 juga ada pada versi sebelumnya, tetapi tampilannya sangat berbeda dan terdapat beberapa fitur tambahan. Jika Anda telah menguasai Ms. PowerPoint sebelumnya, maka Anda akan lebih mudah untuk mempelajari kembali penggunaannya pada Ms. PowerPoint 2007

2.      Manfaat

Manfaat Microsoft PowerPoint dalam presentasi adalah sebagai berikut:

-materi yang disampaikan menjadi lebih menarik;

-materi yang disampaikan mudah di mengerti;

-materi yang disampaikan jelas;

-membantu dalam pembuatan slide, outline presentasi, presentasi elektronika, menampilkan slide yang  dinamis, termasuk clip art yang menarik, yang semuanya itu mudah ditampilkan di layar.

3.      Fitur-fitur Power Point

PowerPoint menawarkan kemudahan-kemudahan dalam membuat bahan presentasi yang berbentuk elektronis. Pada setiap halaman presentasi atau slide dapat disisipkan komponen-komponen multimedia yang meliputi:

-Teks

-Gambar dan Grafik

-Foto

-Suara

-Film

PowerPoint juga memungkinkan komunikasi dengan software lain, seperti Microsoft Word atau  Microsoft Excel. Seseorang bisa menyiapkan bahan presentasi melalui Word lalu memolesnya melalui Power Point, bisa juga dengan Excel dan menyisipkannya ke PowerPoint.

4. Menjalankan Power Point

Tekan tombol start di pojok kiri bawah layar monitor. Pilih Program, kemudian klik Microsoft Power Point

5.     Menciptakan Presentasi

Setelah anda menghadapi tampilan sebagaimana terlihat pada gambar di atas, Anda bisa langsung membuat presentasi. Slide pertama adalah slide dengan format layout untuk Judul presentasi. Anda ketikkan langsung saja Judul dan Sub Judul pada slide yang pertama. Misalnya kita akan buat slide tentang Pengenalan Teknik Komputer dan Jaringan maka tampilan slide pertama seperti pada contoh Gambar di bawah ini.

Untuk menambahkan slide baru, klik tombol New Slide maka akan muncul window Office Theme yang berisi beberapa format layout slide yang dapat kita pilih. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar berikut ini.

Ada empat jenis layout pada Office Theme yaitu:

Ø  Teks Layouts, yang berisi Layout khusus untuk menampilkan teks saja, terdiri dari Title Slide yaitu slide untuk judul/awal presentasi, Title Only hanya memuat judul saja, Title and Teks memuat judul dan penjelasannya, Title and 2 colom memuat judul dan pembahasan yang disajikan dalam bentuk 2 kolom.

Ø  Content Layouts, yang berisi Gambar, bagan, diagram dengan lima bentuk yaitu: Blank artinya kosong, Content berisi isinya saja, Title and Content untuk menampilkan judul dan Isinya, Title and two Content untuk menmpilkan judul dan dua isi yang disajikan dalam dua kolom, Title, Content and 2 Content sama dengan Title and Content hanya Content kolom kedua dipecah lagi menjadi dua baris, Titel 2 Content and Content sama dengan sebelumnya hanya yang kiri yang dipecah dua, Title and 4 Content sama dengan sebelumnya hanya kiri dan kanan masing-masing dipecah dua.

Ø  Text and Contents Layout

Yaitu gabungan antara teks dengan gambar, bagan atau diagram, anda dapat memilih salah satu model yang diinginkan.

Ø  Other Layout

Model Slide out yang lain, misalnya dengan clip art, media dan sebagainya. Anda dapat memilih sesuai dengan kebutuhan.

Misalnya kita akan memilih layout Title and Content, maka akan muncul tampilan seperti pada di bawah ini. Dan kita bisa menambahkan tulisan presentasi pada slide kedua misalnya seperti pada gambar ini :

Sekarang mari kita membuat slide ketiga dengan bentuk yang berbeda, misalnya bentuk layout Title and 2 Content. Kemudian tambahkan tulisan pada slide ketiga tersebut sebagai berikut.

-Pada bagian Click to add title ketikkan: Materi yang dipelajari

  Komputer Dasar dan Elektronika Dasar 

  Instalasi Perawatan dan Perbaikan Komputer

-Klik pada judul Click to add text yang terletak sebelah kanan.

  Local Area Network

  Wide Area Network

-Lalu klik pada judul Click to add text yang terletak sebelah kiri dan Tuliskan:

Hasil langkah di atas sebagai berikut :

Lalu kita akan Membuat Slide dengan gambar, clipart, tabel, grafik atau obyek lainnya

Ø  Klik tombol Insert New Slide kemudian pilih layout Title and Two Content.

Ø  Pada Title ketikkan “Topologi Jaringan”.

Ø  Pada Content yang pertama ketikkan:

Topologi Ring

Topologi Star

Ø  Pada Content yang kedua, jika ingin menambahkan gambar dengan cara klik picture pada content, kemudian akan muncul kotak dialog Insert Picture dan pilih file gambar yang akan dimasukkan ke silde.

Jika ingin menambahkan clipart, maka klik icon clipart pada slide di content 2 kemudian akan muncul 

kotak dialog Insert Clip Art sebagai berikut

Jika ingin menambahkan grafik maka akan muncul Kotak dialog grafik seperti pada materi di Microsoft Excel.

6. Mengenal Tombol-Tombol Pengatur Pandangan.

  Di bagian kanan bawah terdapat tiga buah tombol yang berguna untuk mengatur pandangan terhadap       slide. Ketiga tombol tersebut diperlihatkan pada gambar berikut.

       a. Normal View 

   Pada keadaan normal, pandangan inilah yang ditampilkan. Pada pandangan ini, bidang yang berisi          

   wujud slide lebih ditonjolkan daripada bidang-bidang lainnya.

b.Slide Sorter View 

   Pada pandangan ini, semua slide akan ditampilkan dalam ukuran kecil dan disusun dalam format baris    dan kolom.

c. Slide Show View

         Tombol ini berguna untuk menampilkan slide-slide yang telah dibentuk, dimulai dari slide pertama.          Caranya : Aktifkan slide pertama, lalu Klik tombol Slide Show View.

      Untuk menampilkan slide berikutnya tekanlah tombol Page Down, jika slide sebelumnya tekanlah tombol Page Up. Tombol Home dapat anda gunakan untk menuju slide pertama dan End untuk menuju slide terakhir. Untuk mengakhiri presentasi tekanlah tombol Esc. Anda juga bisa mengakhiri dengan cara klik kanan mouse kemudian pilihlah End Show.

7. Menukarkan Posisi Slide

Untuk menukar posisi slide, pilihlah Normal View. Sebagai contoh langkah berikut digunakan untuk memindahkan slide keempat menjadi slide ketiga.

-Klik ikon kotak slide milik slide keempat, dan tahan. Langkah ini membuat slide keempat diblok;

-Geser mouse sehingga penunjuk mouse berada di atas ikon Slide milik slide ketiga;

-Lepaskan penekanan terhadap tombol kiri mouse.

8. Menghapus Slide

Penghapusan slide dapat dilakukan dengan berbagai cara. Contoh berikut menunjukkan cara  penghapusan slide kelima.

-Klik ikon slide milik slide kelima;

-Tekan tombol Delete;

-Slide kelima akan terhapus.

9. Memberi Animasi

Langkahnya sebagai berikut :

-Klik kanan text atau objeknya

-Klik Custom Animation

-Pilih effects untuk memberikan animasi pada text atau objek yang diinginkan.

10. Menambahkan Slide Transition

Langkahnya sebagai berikut :

-Klik bagian slide di luar textbox lalu klik kanan pilih Slide Transition atau klik Slide Show pada Menu  Bar lalu pilih Slide Transition;

-Lalu pilih jenis yang diinginkan pada tiap slide;-Sesuaikan komponen lainnya seperti pada pemberian animasi.

11. Membuat tabel

Langkahnya sebagai berikut :

-Klik Insert pada Menu Bar lalu pilih table;

-Isikan jumlah baris dan kolom tabel yang akan dibuat pada kotak dialog yang muncul

-Untuk melakukan pengesetan lebih lanjut terhadap tabel yang ada dapat dilakukan dengan men-“double click” tabel tersebut atau mengklik kanan pada bagian garis tabel tersebut dan memiliki “Borders and Fill”.

12. Membuat diagram

Langkahnya sebagai berikut 

-Klik Insert pada Menu Bar lalu pilih chart;

-Secara otomatis akan nampak tampilan;

-Perubahan terhadap nama, jumlah, maupun data-data lain hanya dengan mengganti isi dari tabel, pada  Datasheet tersebut dan secara otomatis diagramnya akan ikut berubah mengikuti data pada tabel  Datasheet;

-Bila sudah selesai klik di luar area Datasheet maka akan diperoleh grafik yang diinginkan (untuk  mengeditnya kembali dapat dilakukan dengan me-“double click” diagram tersebut).

-Untuk melakukan pengaturan lainnya dapat dilakukan dengan mengklik kanan bagian-bagian diagram  sehingga tampilannya akan dapat disesuaikan sesuai keinginan _ 3D View (untuk mengatur posisi chart  secara keseluruhan.

Chart Type (untuk mengatur jenis diagram yang diinginkan) _ Chart Option (untuk pemberian nama sumbu, legenda, label).

13. Menambahkan file video

Langkahnya sebagai berikut :

-Klik Insert pada Menu Bar lalu klik Movies and Sounds lalu pilih yang diinginkan;

-Setelah memilih file maka akan keluar kotak dialog apakah ingin movie langsung dijalankan atau harus di  klik terlebih dahulu maka pilihlah sesuai kebutuhan

14. Membuat Hyperlink

Langkahnya sebagai berikut :

-Klik kanan bagian yang ingin di Hyperlink lalu pilih Hyperlink

-Isikan alamat tujuan yang ingin dituju

15. Menduplikasi Slide

Adakalanya kita perlu menduplikasi suatu slide. Misalnya anda ingin membuat dua buah slide yang tampilannya serupa, tetapi isinya berbeda. Untuk menduplikasi suatu slide lakukan langkah berikut misalnya mau menduplikasi slide keempat:

-Klik pada ikon slide milik slide keempat;

-Pilih menu Edit lalu klik Duplicate.

16. Menyisipkan Slide

Bila anda ingin menambahkan slide baru, tetapi bukan sebagai slide terakhir, anda dapat memilih slide yang terletak tepat sebelum slide baru disisipkan.

Contoh berikut akan menyisipkan slide baru yang akan diletakkan sebagai slide keempat.

-Klik ikon slide milik slide ketiga;

-Klik Insert New Slide;

-Pilih Layout Slide yang dinginkan.

17.  Menambahkan Latar Belakang Slide

Sejauh ini anda membuat slide dengan tampilan latar belakang yang polos. Pada bab ini anda akan mempelajari berbagai cara untuk membuat latar belakang sehingga presentasi menjadi lebih menarik.

a. Menggunakan Template

Pemberian latar belakang pada semua slide dapat dilakukan dengan mudah, yaitu dengan menerapkan template. Anda bisa memilih salah satu dari template yang disediakan oleh PowerPoint.

Ikuti langkah-langkah berikut:

Ø  Klik menu Design, kemudian pada panel theme pilih salah satu design yang kita inginkan. Untuk melihat pilihan design lainnya klik vertikal scrollbar sebelah kanan pada panel theme. Berikut adalah tampilan panel theme.

     > Pilihlah template yang anda kehendaki misalnya Metro, maka hasilnya adalah seperti pada  Gambar   

         berikut ini

a     b. Mengatur Skema Warna untuk semua Slide

    Template background yang telah anda pilih bisa diganti warnanya dengan cara:

Ø  Klik Colors pada toolbar kiri atas kemudian pilih komposisi warna yang diinginkan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar berikut ini.

Ø  Untuk merubah format text dapat juga menggunakan template font yang sudah disediakan oleh Microsoft Power point. Caranya klik design kemudia klik tombol Fonts pada bagian kanan atas. Lebih jelasnya seperti pada Gambar berikut ini.

Ø  Untuk merubah format backgroud style dapat juga menggunakan template font yang sudah disediakan oleh Microsoft Power point. Caranya klik design kemudia klik tombol Background Styles pada bagian kanan atas. Lebih jelasnya seperti pada Gambar berikut ini.

Dasar dasar Ms.excel

Pengenalan Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 .

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sedernaha  sampai  yang  lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh  permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen  data dengan  menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

B. Kelebihandan Kekurangan Microsoft Excel Excel 2007

hadir dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela (interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula lebih mudah.Office Themes dan Excel Styles, pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang lebih variatif, PivotTable lebih mudah digunakan dan sebagainya. Perhatikan sebagian ilustrasi berikut ini,

1. Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.  Serta baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.

2. Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 miliar.

3. Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.

4. Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya hanya 56.

5. Jumlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.

6. Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.

7. Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.

8. Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.

9. Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.

10. Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 Milyar, sebelumnya hanya 64.000.

11. Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah PivotTable, saat ini mencapai 1 Juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.

12. Jumlah kolom yang tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.

13. Jumlah field pada PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.

14. Excel 2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.

15. Dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol identitas responden untuk keperluan transfer informasi antar tabel, antar sheet atau antar file excel.

16. dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini sangat berguna, kecuali kita jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main syntax.

Kelemahan tentu Ada dan ini menjadi perhatian extra untuk menjaga kualitas pengolahan data. Beberapa kelemahan Excel 2007 adalah:

1.    Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.

2.    Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa dipecahkan dengan mematikan proses calculating otomatis menjadi Calculating Manual artinya calculating akan dilakukan setiap kita akan save file excel tersebut. Cara ini cukup efektif dilakukan dengan resiko jika file tertutup tidak sengaja atau komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data kita. Caranya klik tombol office > Excel Options > Formulas > Calculation Options, pilih Manual dan Recalculate Workbook before saving

3.    Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.

C. Istilah-Istilah Excel 2007

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks.Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.  Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan.untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini :

Istilah-istilah dalam Excel

a. Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5.

b. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

c. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

d. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah.Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

e. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.

Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6f.    Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.

Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7g.    Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar.

Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5h.    Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.

Contoh : Holla nama lain range A5:G7D.    Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan.Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut.Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard.

Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard:

Tombol     Fungsi ← ↑ → ↓    Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah Tab    Pindah satu sel ke kanan Enter    Pindah satu sel ke bawah Shift + Tab    Pindah satu sel ke kiri Shift + Enter    Pindah satu sel ke atas Home    Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih Ctrl + Home    Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Ctrl + End    Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan PgUp   Pindah satu layar ke atas PgDn    Pindah satu layar ke bawah Alt + PgUp    Pindah satu layar ke kiri Alt + PgDn    Pindah satu layar kekanan Ctrl + PgUp    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya Ctrl + PgDn    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya.Jenis Data pada Cell

1. Konstanta, terdiri dari 4 jenis type data yakni :

a.   Character : semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalam melakukanperhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9

b.   Numeric : angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 0-9

c. Date : data tanggald.  Time : data waktu

2.  Formula seperti rumus yang selalu diawalidengan tandasamadengan(=)atau tandatambah(+).

BABIII

BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL 2007

A. Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007.  

1. Row Heading (Nomor Baris)Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif.

Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.

2.  ColumnHeading (Nomor Kolom)Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan.(65.536 baris dengan 256 kolom).

3.  Cell Pointer (Cell Aktif)Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris1.

4.  Formula Bar (Fungsi)Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .

5.  HelpBila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6.  Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file darilembar kerja yang aktif.

7.  OfficeButtonBerisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan  mempublish dokumen.

8. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnyamenyimpan, mencetak dan sebagainya.

9.  ToolbarMerupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.10.   Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

11.LembarKerja(Workbook)Baris  ini  berisikan  informasi  halaman,  section, letak insertion point dan tombolpengendali.B.  Memulai DokumenPada sub bab  ini, kitaakan membuatdokumensebagai contoh pengelolaan datasederhana.

Dari  contoh  pengelolaan  data  sederhana  kita  akan  belajar  tentang  cara pengetikandi excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dancell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill.

Berikut contoh pengelolaan data yangpertama sepertipada Gambar dibawah.Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan.

a.  Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan“Daftar Unit Kerja” pada Cell aktif tersebut.

b.  Kemudian  ketikkan sub judul  laporan pada  Cell A3, A4, A5, D4  danD5

c.  Buat  data tabel pada  Laporan dengan memulai  pengetikan pada  A7 sampai  F7 untuk judul tabel dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell

a.  Untuk membuat  Judul  Laporan letaknya di  tengah-tengah tabel maka  arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai  A1 sampai F1. Kemudianklik  tombol Merge Cell    agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

b. Agar huruf  pada  judul  laporan dan tabel tebal maka  arahkan  kursor  pada cell kemudian klik tombol Bold   atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

3. Penggunaan AutoFillPada kolom No, KODE  dan NAMA UNIT  dapat digunakanAutofill agarlebihcepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru.Fillhandleberadadiujungkananbawahcellaktif ataurange cellyang dipilih.Ketika menempatkanpointer cell di atasfill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah,menunjukkanbahwa fasilitasAutoFilltelahdiaktifkanUntukmembuat.Serilabel,angka, atau tanggal,geserlah pointer di atas cell-cell yang ingindiisi denganinformasi, lalu lepaskan tekanantombolmouse.

4. Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut  sedangkan pada kolom Nama  Unit digunakan untuk  mengcopy data  yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data table

5. Penggunaan format Tabel dan Cell.

a. Microsoft Excel menyediakan  fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini  , kemudia akan muncul pilihan style format tabel sepertiberikut ini.

b. Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. arna cell, kita juga dapat melakukan number format cell jika isi cell  berupa numeric misalnya number format menggunakan comma, percent.

B. Menyimpan DokumenUntuk menyimpan dokumen klik Save

 Maka akan terjadi salah satu dari 2 hal berikut :

•    Apabila file belum pernah disimpan, Word akan menampilkan kotak dialog Save As seperti dibawah. Dan apabila sebelumnya file pernah disimpan dengan nama yang sama, maka Word akan menyimpan file dan mengembalikan tampilan ke layar dokumen.Untuk memberi nama  pada file ketikkan nama yang  diinginkan dalam kotak  File name, lalu tekan tombol Save.

•   Apabila kita ingin menyimpan file yang pernah disimpan.D.   Penggunaan RumusdanFungsiRumus  dan  fungsi  dalam  Excel  mempunyai  pengertian  yang  berbeda,  rumus  berupa instruksi matematika dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator aritmatik seperti : +,-, ,/,* dan ^. Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan trigonometri, finansial, statistik, lookup dan referensi, database, teksdanlain-lain.

1.   Menggunakan Rumus (Formula)Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi.  Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini,dimulai dari pangkat(^),kali(*),ataubagi(/),tambah(+)atau kurang (-)

2.   Menggunakan Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range.Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (-).

Berikut beberapa Fungsi yang sering digunakan:

a.   FungsiAverageFungsiinidigunakanuntuk mencari nilai rata-rata darisekumpulandata(range).Bentukumum Penulisannyaadalah=AVERAGE(number1,number2,…)dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.

b.  Fungsi Logika IFFungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operatorrelasi(pembanding)sepertiberikut: Lambang     Fungsi =Sama dengan <Lebih kecil dari >Lebih besar dari <=Lebih kecil atau sama dengan

>=Lebih besar atau sama dengan <>     Tidak sama dengan.

c.  Fungsi MaxFungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…)dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya.

d.  Fungsi MinSama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik.

e.  Fungsi SumFungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…)Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.

f.  Fungsi LeftFungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars) Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.

g.  Fungsi MidFungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars)Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char.

h.   FungsiRightFungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalau fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlahkarakterdari sebelah kanan teks.Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars)Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.

i.   Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP).

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…) =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…) Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num).

C.   Convert Texs to Columns

Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata yang tadinya berada dalam satu cell menjadi dua cell atau lebih.  Kita dapat menggunakan Convert Text to Columns untuk memisahkan dua buah kata yang terpisahkan oleh koma, spasi, tab, dan lainnya. Cara :Ketiklah “pengantar komputer”  dalam sebuah cell.Text to ColumnsPilih tab DATA Kemudian akan muncul window seperti berikut :

Delimited dipilih jika dua buah kata tersebut dipisahkan oleh koma atau tab.

Fixed Width untuk mengeset data terpisah dengan ukuran tertentu.Setelah finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang berbeda.

D.   Menggunakan Grafik

Salah satu fungsi unggul dalam Ms Excel 2007 adalah grafik dimana dapat melihat hasil tabel diubah menjadi ke dalam grafik dengan cepat.

Rumus dan fungsi

A.  Pengertian Formula

Formula adalah rangkaian nilai, referensi sel, fungsi-fungsi, atau operator hitung yang dipadukan untuk menghasilkan nilai baru kedalam sel. Formula selalu diawali dengan simbol sama dengan (=). Sedangkan tempat untuk menuliskan rangkaian formula dinamakan formula bar.

Formula salah satunya digunakan untuk Penjumlahan, Pengurangan, Perkalian, Pembagian, Perpangkatan Pada Formula Bar.

B.  Menggunakan Autosum

Fungsi-fungsi yang terdapat pada Autosum adalah fungsi-fungsi yang sering dan banyak digunakan untuk keperluan perhitungan. Fungsi-fungsi tersebut sebenarnya adalah fungsi-fungsi yang diambil dari kategori statistika dan matematika. Karena sering dipakai itulah maka di buatkan kategori Autosum, sehingga akan muncul beberapa menu pilihan seprti dibawah ini.

a)    Sum, digunakan untuk melakukan penjumlahan dalam suatu range.

b)   Average, untuk menghitung rata-rata dalam suatu range.

c)    Count Numbers, untuk menghitung jumlah datta dalam suatu range.

d)   Max, untuk mencari nilai maksimal dalam suatu range.

e)    Min, untuk mencari nilai minimal dalam suatu range.

         

  Jika data yang dihitung berada tepat diatas atau di sebelah kiiri dari posisi sel yang aktif (sel yang digunakan untuk penempatan hasil perhitungan), maka hanya cukup menyeleksi rangkaian sel yang ingin di hitung. Kemudian memilih jenis fungsi yang di inginkan pada autosom. Secara otomatis akan muncul nilaii yang diinginkan.

Selain itu, kita juga dapat mengaktifkan sel yang akan digunakan untuk memasukkan hasilnya, kemudian pilih fungsi yang diinginkan. dibawah ini terdapat formula =SUM(A2:D2), artinya penjumlahan akan dilakukan pada sel A2 sampai pada sel D2. Selanjutnya tekan enter untuk melihat hasilnya.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini terdapat beberapa rumus dan fungsi excel

=SUM	Mencari hasil penjumlahan
=AVERAGE	Mencari nilai rata rata
=MAX	Mencari nilai terbesar
=MIN	Mencari nilai terendah
=COUNT	Mencari banyaknya angka, huruf, dan syimbol
=COUNTA	Mencari banyaknya data.

Contoh SUM

a) Untuk Penjumlahan (tambah)

yaitu menggunakan formula “SUM” dan tanda “+

Dengan rumus

=sum(nama Field1+nama Field2) kemudian Enter

b) Untuk pengurangan (kurang)

yaitu menggunakan formula “SUM” dan tanda “-”

Dengan rumus

=sum(nama Field1-nama Field2) kemudian Enter

c) Untuk mencari nilai rata-rata

yaitu mengggunakan formula “average”  dengan rumus =average(blog pada field atau colom yang ingin di cari rata –ratanya)

kemudian tekan Enter

d)Untuk Pembagian (bagi)

yaitu menggunakan formula “SUM” dan tanda “/”

Dengan rumus

=sum(nama Field1/nama Field2) kemudian Enter.

Sedangkan Untuk Mencari Nilai tertinggi yaitu dengan menggunakan formula “Max” dengan rumus

=max(blog pada field atau kolom yang ingin di cari nilai tertingginya)

kemudian tekan Enter

Untuk mencari nilai terendah yaitu dengan menggunakan formula “Min” dengan rumus =min(blog field atau colom yang ingin dicari nilai terkecilnya)

kemudian tekan enter

COUNT
RUMUS : =COUNT(RANGE)
Adalah Rumus untuk menghitung banyak angka ( hanya angka ) bisa juga huruf atau simbol dalam sebuah barisan cell.

Misalnya anda ingin menghitung berapa jumlah data dari table dibawah ini.

Formulanya: =COUNT(D3:D6)
lalu ENTER. Anda akan mendapatkan jumlah dari datanya adalah 4

2.CountA

Adalah Rumus untuk menghitung banyaknya data( hanya data) pada sebuah barisan cell. Hampir sama dengan Count tetapi bedanya di angka dan data saja.

Misalnya, anda ingin menghitung banyaknya data dari table dibawah ini.

Rumusnya: =COUNTA(B3:B6)

Lalu, ENTER dan anda akan dapatkan hasilnya adalah 12

C.  Menggunakan Rumus String

LEFT

Digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks.

Rumus :
=LEFT(text,num_chars).
Text adalah data yang diambil atau nama sel dimana data berada.
Num_chars adalah berupa angka yang menunjukkan berapa digit yang diambil mulai sebelah kiri.

RIGHT
Digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kanan dari suatu teks.

Rumus :
=RIGHT(text,num_chars)
Text adalah data yang diambil atau nama sel dimana data berada.
Num_chars adalah berupa angka yang menunjukkan berapa digit yang diambil dimulai dari sebelah kanan (digit terakhir).

MID

Digunakan untuk mengambil karakter pada bagian tengah dari suatu teks.

Rumus :
=MID(text,start_num,num_chars)
Text adalah data yang diambil atau nama sel dimana data berada.
Start_num adalah berupa angka yang menunjukkan mulai digit ke berapa pengambilan karakter (karakter paling kiri = digit pertama).
Num_chars adalah berupa angka yang menunjukkan berapa digit yang diambil dimulai dari digit yang ditunjukkan oleh start_num.

UPPER

Digunakan untuk membuat karakter menjadi huruf besar semua, huruf kecil menjadi huruf besar dan huruf besar tetap.

Rumus :
=UPPER(text)
Text adalah data yang diambil atau nama sel dimana data berada.

LOWER

Digunakan membuat karakter jadi huruf kecil semua, huruf besar menjadi huruf kecil, huruf kecil tetap.

Rumus :
=LOWER(text)
Text adalah data yang diambil atau nama sel dimana data berada.

D.  Menggunakan Fungsi Logika (IF)

Fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih argumen untuk menghasilkan nilai True atau False.

Bentuk penulisan fungsi logika seperti berikut:

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Logical_test, nilai atau ekapresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar atau salah.

Value_if_true, nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi benar.

Value_if_, nilai yang dihasilkan jika hasil evaluasi salah.

E.   Menggunakan Fungsi VLOOKUP&HLOOKUP

            Fungsi vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.

Penulisan :
=VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

Misal :

solusi :
Pada A8 masukkan nilai NIM terlebih dahulu yang terdapat pada tabel NIM-Nama. kemudian pada B8 ketikkan formula =VLOOKUP(A8;$A$2:$B$5;2;0).

Fungsi HLOOKUP

Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. bedanya Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan :
=HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)

Misal :

solusi :
Pada C6 ketikkan formula =HLOOKUP(B6;$B$1:$F$3;2;0).